一、使用環(huán)境
傳真機要避免受到陽光直射、熱輻射、強磁場、潮濕、灰塵多的環(huán)境，或是接近空調(diào)、暖氣機等容易被水濺到的地方。同時要防止水或化學液體流入傳真機，以免損壞電子線路及器件。為了安全，在遇有閃電、雷雨時，傳真機應(yīng)暫停使用，并且要拔去電源及電話線，以免雷擊造成傳真機的損壞。
二、放置位置
傳真機應(yīng)當放置在室內(nèi)的平臺上，左右兩邊應(yīng)和其它物品保持一定的空間距離，以免造成干擾和有利于通風，前后方請保持三十厘米的距離，以方便原稿與記錄紙的輸出操作。
三、不要頻繁開關(guān)機
因為每次開關(guān)機都會使傳真機的電子元器件發(fā)生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導致機內(nèi)元器件提前老化，每次開機的沖擊電流也會縮短傳真機的使用壽命。
四、盡量使用標準的傳真紙——（熱轉(zhuǎn)印系列）
請使用推薦的傳真紙（“森寶”傳真紙），劣質(zhì)傳真紙的光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭造成磨損。優(yōu)質(zhì)傳真紙敏涂層均勻，感熱效果好，能有效保護傳真機熱敏頭。而且記錄紙不要長期暴露在陽光或紫外線下，以免記錄紙逐漸褪色，造成復印或接收的文件不清晰。
五、不要在打印過程中打開合紙艙蓋
打印中請不要打開紙卷上面的合紙艙蓋，如果真的需要必須先按停止鍵以避免危險。同時打開或關(guān)閉合紙艙蓋的動作不宜過猛。因為傳真的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕則會使紙艙蓋變形，重則會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。
六、定期清潔
要經(jīng)常使用柔軟的干布清潔傳真機，保持傳真機外部的清潔。對于傳真機內(nèi)部，原稿滾筒經(jīng)過一段時間使用后會逐漸累積灰塵，*好每半年清潔保養(yǎng)一次。當擦拭原稿滾筒時，必須使用清潔的軟布或沾酒精的紗布，需要小心的是不要將酒精滴入機器中。